Pracodawca zatrudniający pracowników biurowych musi zastosować się do przepisów BHP organizując stanowiska pracy tak, aby spełniały podstawowe wymagania higieny pracy oraz bezpieczeństwa. Praca biurowa przez wielu uważana jest za pracę bezpieczną. Nic bardziej mylnego, ponieważ wiele osób pracujących w biurze posiada takie schorzenia jak choroby kręgosłupa, choroby oczu, żylaki. Aby uniknąć ich, a także wielu innych niebezpieczeństw czyhających w biurze, należy zapewnić pracownikowi jak najlepsze warunki. Główne z nich to: zapewnienie odpowiednich mebli biurowych, zapewnienie odpowiedniego oświetlenia, zapewnienie odpowiedniej ilości powierzchni przypadającej na jednego pracownika, zapewnienie odpowiedniej wentylacji oraz ogrzewania, zapewnienie ochrony przed zagrożeniami związanymi z narażeniem na hałas.
Jednym z warunków zapewnienia optymalnych warunków pracy jest zapewnienie odpowiednich mebli biurowych. Ważnym meblem jest biurko, które powinno przede wszystkim być wyposażone w odpowiednią regulację wysokości, dzięki czemu pracownik ma dobrze ułożone ręce przy obsłudze klawiatury. Musi też być wystarczająco dużo miejsca pod blatem na nogi. Wysokość monitora i klawiatury także muszą być dostosowane do konkretnego pracownika. Pod klawiaturą nie powinno być żadnej szuflady. Biurko musi być też bez ostrych krawędzi. Niezbędne rzeczy ustawione na biurku powinny być w zasięgu pracownika, co pozwala uniknąć przyjmowania złych pozycji. Kolejnym ważnym meblem jest krzesło, które powinno posiadać regulację wysokości oparcia, siedziska oraz pochylenia. Powinno też ono obracać się wokół osi pionowej oraz być jak najbardziej stabilne. Wymiary oparcia i siedziska muszą zapewnić swobodę ruchów. Każde krzesło biurowe powinno też posiadać podłokietniki. Kolejnym ważnym meblem znajdującym się w każdym biurze jest komputer. Obraz na monitorze powinien być wyraźny, czytelny oraz stabilny. Ekran musi odchylać się do tyłu i do przodu, a także obracać się wokół własnej osi. Poza tym powinien on być ustawiony w taki sposób, aby nie odbijać światła oraz musi posiadać odpowiedni filtr. Ważną zasadą jest takie ustawienie monitora, aby był on poniżej linii oczu osoby pracującej. Odległość od oczu powinna wynosić nie mniej niż 40 centymetrów i nie więcej niż 75 centymetrów. Klawiatura zaś ma być ustawiona w odległości 10 centymetrów od blatu, powinna być też ustawiona na odpowiedniej wysokości, a także musi posiadać możliwość kąta nachylenia. Wbrew pozorom, szuflada pod biurkiem na klawiaturę nie jest dobrym rozwiązaniem i powinno się od tego odchodzić. Klawiaturę należy ustawiać na blacie biurka.
Ważną sprawą jest zapewnienie odpowiedniego oświetlenia pracownikowi. W pomieszczeniu musi być oświetlenie elektryczne, pomimo tego że wpada do biura światło dzienne, również niewątpliwie ważne. Olśnienie odbijające się od ekranu monitora powinno być ograniczone. Tak samo jak olśnienie od okien czy przeźroczystych ścian. Wartość natężenia światła ma wynosić 500 lx.
Bardzo ważną kwestią jest zapewnienie pracownikowi odpowiedniej ilości powierzchni w biurze. Na każdego pracownika powinno przypadać co najmniej 13 m3 i co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi. Wysokość pomieszczenia musi wynosić od 2,5 do 3 metrów. Między stanowiskami pracy powinno być swobodne przejście dla każdego.
Co do zapewnienia odpowiedniej wentylacji, wilgotność powietrza powinna być większa niż 40%, a temperatura musi wynosić co najmniej 18 stopni Celsjusza. Nie należy doprowadzać do nadmiernego przegrzewania pomieszczenia oraz do jego wyziębienia. Musi być zapewniona wymiana powietrza. Przy używaniu wentylacji należy stosować środki zmniejszające hałas.
Ostatnim warunkiem jest ochrona przed zagrożeniami związanymi z narażeniem na hałas. Tyczy się to głownie pomieszczeń bardzo przestrzennych. Dopuszcza się 55-65 dB poziomu hałasu. Dla pracowników umysłowych poziom ten nie może przekroczyć 15 dB. Nadmiar hałasu może być przyczyną spadku wydajności pracy oraz choroby.